De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en is vanaf 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever. De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen.
Loon
Alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking is loon. Het kan gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Het maakt niet uit of de werknemer voor het loon heeft gewerkt. Loon over verzuimde uren is ook loon.
Als geen sprake is van loon, zijn de regels van de werkkostenregeling niet van toepassing. Dat is bijvoorbeeld het geval bij intermediaire kosten.
Vrije ruimte
Binnen de werkkostenregeling kan in 2015 maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom (de 'vrije ruimte') worden besteed aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemers. Er hoeft niet te worden getoetst of de werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt. Over het bedrag boven de vrije ruimte dient loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80% te worden betaald. Als er eindheffing moet worden betaald, wordt dat uiterlijk bij de aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar aangegeven en afgedragen.
Geldboetes, de auto van de zaak en het werkgeversdeel van de pensioenpremie vallen buiten de vrije ruimte.
Geen loon of geen belast loon
Bepaalde voordelen zijn geen loon of er bestaan vrijstellingen voor. Daarom vallen deze niet onder de werkkostenregeling. Als een werknemer een vergoeding of verstrekking krijgt die buiten de relatie werkgever-werknemer valt, is dat geen loon. Er is dan namelijk geen verband met de dienstbetrekking. Deze vergoedingen en verstrekkingen kunnen belastingvrij worden gegeven. Voorbeelden hiervan zijn:
Ook jubileumuitkeringen bij 25 en 40 jarig dienstverband(maximaal het loon over één maand) en éénmalige uitkeringen bij overlijden (maximaal driemaal het loon over één maand) vallen buiten de werkkostenregeling en kunnen belastingvrij worden gegeven.
Vergoedingen voor intermediaire kosten
Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn vergoedingen voor bedragen die de werknemer meestal in opdracht en voor rekening van de werkgever doet en deze voorschiet en vervolgens van de werkgever terugbetaald krijgt.
Voorbeelden van intermediaire kosten zijn:
Vrijgesteld loon
Vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen en vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken vallen niet onder de werkkostenregeling.
Verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage betaald
Als de werkgever een werknemer iets verstrekt (loon in natura) en hij betaalt ten minste de (factuur)waarde daarvan, dan is dat geen belast loon. De verstrekking valt dan niet onder de werkkostenregeling.
Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
Bepaalde zaken kunnen onbelast vergoed, verstrekt of ter beschikking worden gesteld, zonder dat deze ten koste gaan van de vrije ruimte. Een overzicht van de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen staan hieronder vermeld.
Nihilwaarderingen
Voor de volgende soorten loon in natura geldt een nihilwaardering:
Nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura, niet voor vergoedingen in geld. De nihilwaardering geldt niet voor voorzieningen en verstrekkingen voor de werkplek in het eigen huis van de werknemer, tenzij er sprake is van thuiswerk in de zin van de Arbowet.
Bijzondere waarderingen:
Gerichte vrijstellingen
De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen:
Noodzakelijkheidscriterium
Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:
Noodzakelijk
'Noodzakelijk' betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat gebruik is daarbij niet doorslaggevend..
Als een voorziening noodzakelijk is voor het werk van de werknemer, dan is de werkgever hier ook financieel verantwoordelijk voor. Daarom komen de kosten van een noodzakelijke voorziening voor rekening van de werkgever.
Loon in natura waarderen
De waarde van loon in natura is binnen de werkkostenregeling het bedrag inclusief btw van de inkoopfactuur. Voor maaltijden die op de werkplek worden verstrekt, huisvesting en inwoning op de werkplek, de dienstwoning en kinderopvang op de werkplek gelden aparte normbedragen voor.
Gebruikelijkheidstoets
De werkkostenregeling biedt veel vrijheden, maar kent 1 belangrijke beperking, de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die in de administratie worden opgenomen als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer
De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. De Belastingdienst gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal € 2.400 per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is.
Producten uit eigen bedrijf
Voor korting op producten uit het eigen bedrijf geldt een gerichte vrijstelling. Als de werknemer een korting of vergoeding krijgt bij de aankoop van producten uit het bedrijf, dan is dit onder de volgende voorwaarden gericht vrijgesteld:
Het bedrag dat boven het maximum van € 500 uitkomt, kan worden aangewezen als eindheffingsloon. Het is dan onbelast voor zover er nog vrije ruimte is. Het niet-gebruikte deel van de vrijstelling kan niet worden doorgeschoven naar een volgend jaar.
Kortingen of vergoedingen voor producten uit eigen bedrijf zijn ook een gerichte vrijstelling als de dienstbetrekking is geëindigd door pensionering of arbeidsongeschiktheid. Deze regeling geldt ook als de korting wordt gegeven door een met de onderneming verbonden vennootschap. Onder een verbonden vennootschap wordt verstaan:
Concernregeling
De eindheffing mag ook op concernniveau worden berekend. Dat kan voordelig zijn omdat zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kan worden benut. In deze collectieve vrije ruimte kunnen alle door de concernonderdelen aangewezen vergoedingen en verstrekkingen worden opgenomen. Het concernonderdeel met het hoogste fiscale loon moet eindheffing betalen over het bedrag dat boven de collectieve vrije ruimte uitkomt.
Er is sprake van een concern als:
Cafetariaregeling
Binnen de werkkostenregeling kan onder voorwaarden nog steeds gebruik worden gemaakt van een cafetariaregeling. Daarmee kan de werknemer belast loon ruilen voor onbelast loon, zoals een beloning in natura in de vrije ruimte of een gericht vrijgestelde verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling. Voorzieningen die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen, kunnen niet opgenomen worden in een cafetariaregeling.