De Werkkostenregeling (WKR)

De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en is vanaf 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever. De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen.

Loon

Alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking is loon. Het kan gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Het maakt niet uit of de werknemer voor het loon heeft gewerkt. Loon over verzuimde uren is ook loon.

Als geen sprake is van loon, zijn de regels van de werkkostenregeling niet van toepassing. Dat is bijvoorbeeld het geval bij intermediaire kosten.

Vrije ruimte

Binnen de werkkostenregeling kan in 2015 maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom (de 'vrije ruimte') worden besteed aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemers. Er hoeft niet te worden getoetst of de werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt. Over het bedrag boven de vrije ruimte dient loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80% te worden betaald. Als er eindheffing moet worden betaald, wordt dat uiterlijk bij de aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar aangegeven en afgedragen.

Geldboetes, de auto van de zaak en het werkgeversdeel van de pensioenpremie vallen buiten de vrije ruimte.

Geen loon of geen belast loon

Bepaalde voordelen zijn geen loon of er bestaan vrijstellingen voor. Daarom vallen deze niet onder de werkkostenregeling. Als een werknemer een vergoeding of verstrekking krijgt die buiten de relatie werkgever-werknemer valt, is dat geen loon. Er is dan namelijk geen verband met de dienstbetrekking. Deze vergoedingen en verstrekkingen kunnen belastingvrij worden gegeven. Voorbeelden hiervan zijn:

• Rouwkrans bij overlijden
• Fruitmand bij ziekte
• Persoonlijke attentie (geen geld of waardebon) bij verjaardag, jubileum of geboorte kind tot maximaal € 25 (inclusief BTW)

Ook jubileumuitkeringen bij 25 en 40 jarig dienstverband(maximaal het loon over één maand) en éénmalige uitkeringen bij overlijden (maximaal driemaal het loon over één maand) vallen buiten de werkkostenregeling en kunnen belastingvrij worden gegeven.

Vergoedingen voor intermediaire kosten

Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn vergoedingen voor bedragen die de werknemer meestal in opdracht en voor rekening van de werkgever doet en deze voorschiet en vervolgens van de werkgever terugbetaald krijgt.

Voorbeelden van intermediaire kosten zijn:

• Brandstofnota voor de auto van de zaak die de werknemer betaalt en vervolgens declareert bij de werkgever
• Parkeergeld auto van de zaak
• Waskosten auto van de zaak
• Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten
• Kosten wassen van werkkleding

Vrijgesteld loon

Vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen en vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken vallen niet onder de werkkostenregeling.

Verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage betaald

Als de werkgever een werknemer iets verstrekt (loon in natura) en hij betaalt ten minste de (factuur)waarde daarvan, dan is dat geen belast loon. De verstrekking valt dan niet onder de werkkostenregeling.

Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen

Bepaalde zaken kunnen onbelast vergoed, verstrekt of ter beschikking worden gesteld, zonder dat deze ten koste gaan van de vrije ruimte. Een overzicht van de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen staan hieronder vermeld.

Nihilwaarderingen

Voor de volgende soorten loon in natura geldt een nihilwaardering:

• consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
• de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die op de werkplek ter beschikking wordt gesteld voor de vervulling van de dienstbetrekking
  Deze voorziening is een nihilwaardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van de voorziening.
• voorzieningen op de werkplek zoals de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon
• de ter beschikking gestelde ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als de werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt
• het rentevoordeel van een personeelslening als de werknemer daarmee een (elektrische)fiets of scooter koopt
• het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van de werknemer als deze aftrekbaar is in de inkomstenbelasting
• Arbo voorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis
• Bedrijfsfitness op de werkplek
• ter beschikking gestelde kleding die voldoet aan één van de volgende voorwaarden:
  • De kleding is (bijna) alleen geschikt om tijdens het werk te dragen, zoals een laboratoriumjas of een stofjas.
  • Op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm2 per kledingstuk.
  • De kleding blijft aantoonbaar achter op het werk.
  • De kleding is een uniform.
  • De kleding wordt ter beschikking gesteld omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, zoals een paar veiligheidsschoenen. Er moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
    • Er is een Arbo plan
    • Het ter beschikking stellen van kleding past bij dat arboplan
    • De kleding wordt vooral tijdens werktijd gedragen
    • De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen.

Nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura, niet voor vergoedingen in geld. De nihilwaardering geldt niet voor voorzieningen en verstrekkingen voor de werkplek in het eigen huis van de werknemer, tenzij er sprake is van thuiswerk in de zin van de Arbowet.

Bijzondere waarderingen:

• Maaltijden op de werkplek: € 3,20 (normbedrag voor 2015) per maaltijd ongeacht of het gaat om ontbijt, lunch of diner
• Huisvesting en inwoning op de werkplek € 5,40 per dag (normbedrag voor 2015)
• Door de werkgever verzorgde kinderopvang

Gerichte vrijstellingen

De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen:

• Reiskosten, waaronder de kosten van abonnementen en losse kaartjes voor het openbaar vervoer. Bij gebruik van eigen vervoer geld een maximum van € 0,19 per kilometer
• cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk
• studie- en opleidingskosten
• kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden
• maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke
• Gereedschappen, mits voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium
• Mobiele telefoons, computers, notebooks, laptoppen, IPad, mits voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium
• procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures) met het oog op het verwerven van inkomen
• kosten van outplacement
• verhuiskosten, als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking
• extraterritoriale kosten (30%-regeling)
• korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan € 500 per werknemer per kalenderjaar

Noodzakelijkheidscriterium

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:

• de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking
• de werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer
• de werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever betaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking

Noodzakelijk

'Noodzakelijk' betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat gebruik is daarbij niet doorslaggevend..

Als een voorziening noodzakelijk is voor het werk van de werknemer, dan is de werkgever hier ook financieel verantwoordelijk voor. Daarom komen de kosten van een noodzakelijke voorziening voor rekening van de werkgever.

Loon in natura waarderen

De waarde van loon in natura is binnen de werkkostenregeling het bedrag inclusief btw van de inkoopfactuur. Voor maaltijden die op de werkplek worden verstrekt, huisvesting en inwoning op de werkplek, de dienstwoning en kinderopvang op de werkplek gelden aparte normbedragen voor.

• Voor de verstrekking van maaltijden in bedrijfskantines of soortgelijke ruimtes hoeft niet meer per werknemer te worden bijgehouden hoeveel maaltijden er worden gebruikt. Ook is er geen onderscheid tussen koude en warme maaltijden. Het totaal aantal maaltijden wordt vermenigvuldigd met € 3,20 (normbedrag voor 2015). Eigen bijdragen van de werknemer worden in mindering gebracht op het totale aantal maaltijden vermenigvuldigd met het normbedrag. Als de totale eigen bijdrage hoger is dan het totale normbedrag, kan het negatieve saldo niet van het eindheffingsloon worden afgetrokken.
• Voor huisvesting en inwoning op de werkplek anders dan voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, en waarvan de werknemer redelijkerwijs wel gebruik van moet maken geldt een bedrag van € 5,40 per dag (normbedrag voor 2015). Dit normbedrag geldt ook voor bewassing, energie en water.
• Als een woning aan een werknemer ter beschikking wordt gesteld voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, is er sprake van een dienstwoning. Hiervoor geldt een normbedrag per maand van maximaal 18% van het jaarloon van de werknemer bij een werkweek van 36 uur. Bij een vaste arbeidsduur van minder dan 36 uur per week moet het loon worden herrekend tot 36 uur.
• Als de werkgever zelf kinderopvang organiseert op de werkplek, geldt een normbedrag. Het normbedrag wordt berekend aan de hand van het aantal genoten uren kinderopvang maal het uurtarief volgens de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen. Als de kinderopvang wordt georganiseerd buiten de werkplek, wordt de kinderopvang volgens de waarde in het economische verkeer gewaardeerd. Wordt de kinderopvang bij een derde ingekocht (ongeacht waar de opvang is), is de waarde van de kinderopvang conform de factuur inclusief btw.

Gebruikelijkheidstoets

De werkkostenregeling biedt veel vrijheden, maar kent 1 belangrijke beperking, de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die in de administratie worden opgenomen als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer

De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. De Belastingdienst gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal € 2.400 per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is.

Producten uit eigen bedrijf

Voor korting op producten uit het eigen bedrijf geldt een gerichte vrijstelling. Als de werknemer een korting of vergoeding krijgt bij de aankoop van producten uit het bedrijf, dan is dit onder de volgende voorwaarden gericht vrijgesteld:

• De producten zijn niet branchevreemd.
• De korting of vergoeding is per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer.
• De kortingen of vergoedingen bedragen jaarlijks samen niet meer dan € 500.

Het bedrag dat boven het maximum van € 500 uitkomt, kan worden aangewezen als eindheffingsloon. Het is dan onbelast voor zover er nog vrije ruimte is. Het niet-gebruikte deel van de vrijstelling kan niet worden doorgeschoven naar een volgend jaar.

Kortingen of vergoedingen voor producten uit eigen bedrijf zijn ook een gerichte vrijstelling als de dienstbetrekking is geëindigd door pensionering of arbeidsongeschiktheid. Deze regeling geldt ook als de korting wordt gegeven door een met de onderneming verbonden vennootschap. Onder een verbonden vennootschap wordt verstaan:

• een vennootschap waarin de werkgever voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft
• een vennootschap die voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft in de werkgever
• een vennootschap waarin een derde partij voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft, terwijl deze derde partij ook voor minimaal 1/3 gedeelte belang heeft in de werkgever

Concernregeling

De eindheffing mag ook op concernniveau worden berekend. Dat kan voordelig zijn omdat zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kan worden benut. In deze collectieve vrije ruimte kunnen alle door de concernonderdelen aangewezen vergoedingen en verstrekkingen worden opgenomen. Het concernonderdeel met het hoogste fiscale loon moet eindheffing betalen over het bedrag dat boven de collectieve vrije ruimte uitkomt.

Er is sprake van een concern als:

• u een belang van ten minste 95% in een andere werkgever hebt
• een andere werkgever een belang van ten minste 95% in u heeft
• een andere werkgever een belang heeft van ten minste 95% in u en daarnaast een belang van ten minste 95% in een derde werkgever

Cafetariaregeling

Binnen de werkkostenregeling kan onder voorwaarden nog steeds gebruik worden gemaakt van een cafetariaregeling. Daarmee kan de werknemer belast loon ruilen voor onbelast loon, zoals een beloning in natura in de vrije ruimte of een gericht vrijgestelde verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling. Voorzieningen die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen, kunnen niet opgenomen worden in een cafetariaregeling.